Application Management senkt SAP Kosten

Im Umfeld von grossen Paketsoftware-Installationen ist das Potential enorm, um langfristig, über den Lebenszyklus der Systeme hinweg, Kosten zu sparen. Vier Application Management Disziplinen, pragmatisch eingeführt und angewendet, können einen hohen Beitrag leisten.

Projektportfolio-Management
Ein konsequentes Projektportfolio-Management (PPM), welches alle Änderungsaktivitäten sowohl aus Business- wie aus IT-technischem Blickwinkel betrachtet, bewertet und freigibt, reduziert und fokussiert Aufwand. Allzuoft werden Änderungen leider nur einseitig beurteilt, nur aus einer Geschäftsicht oder nur aus technischer Sicht. Für eine umfassende Beurteilung von Änderungsanträgen durch die Technik betreffend Komplexität und Auswirkungen auf andere Geschäftsprozesse oder technische Komponenten stehen oft kein geeigneten Hilfmittel zur Verfügung. Entscheidungen basieren deshalb häufig auf falschen Annahmen und Aufwandschätzung liegen daneben.

Quality Management
Ein pragmatisches Quality Management, welches konsequent den Entwicklungsprozess unterstützt und werkzeugmässig integriert ist, ist oft mangelhaft umgesetzt. Durch die Integration der Entwicklungs- und Qualitätsmethoden und Werkzeuge über alle Phasen hinweg, von der Definition der Anforderungen bis hin zum Testing, kann die Vollständigkeit des Testens sichergestellt und vor allem der Umfang der Testaktivitäten richtig gehalten werden. Oft scheitert das Quality Management daran, dass der Testumfang nicht abgegrenzt werden kann. Vollständiges Testen wird damit zu aufwändig und wird deshalb teilweise oder gar komplett weggelassen. Spätestens beim Versuch, die Änderungen produktiv zu schalten, entstehen dann die unerwünschten Mehrkosten.

Environment Protection
Das bestimmt schwierigste Thema bei grossen SAP- und generell Paketsoftware-Installationen läuft unter dem Stichwort Environment Protection – eine spezieller “Umweltschutz”. Hier liegt das grösste Nutzenpotential. Die Komponentisierung heutiger Systeme nimmt dramatisch zu. Die Wiederverwendung von Customizing-Einstellungen, Daten, Prozessen, Funktionen, Programmkomponenten oder Services hilft zunächst Entwicklungskosten zu senken. Andererseits erhöht sie jedoch das Risiko, dass eine Änderung Auswirkungen auf verschiedenste Bereiche des Systems hat, gewollt oder eben ungewollt.

Wie kann man nun sicherstellen, dass mit einer oder mehreren parallel vorgenommenen Änderungen nicht andere laufende oder im Moment bearbeitete Funktionen beeinträchtigt werden? Ansätze dieses Problem mit Methoden und Werkzeugen zu kontrollieren gibt es. Meist beschränken sich diese allzu sehr auf die Sicht des Programmierers. Für Customizing-Aktivitäten sind sie unzulänglich, geschweige denn für eine Beurteilung der Auswirkungen von Änderungen durch einen Business Analysten, also auf der Ebene der Geschäftsprozesse, geeignet. Dadurch, dass immer mehr interne und extern erstellte und gepflegte Services im Rahmen von SOA (Service Oriented Architectures) zum Einsatz kommen, wird das Thema Environment Protection noch zentraler.

Lifecycle Management
Grosse Anwendungen kommen nicht nur drei bis fünf Jahre zum Einsatz. Realistisch sind dies eher zehn, zwanzig oder mehr Jahre. Und sie werden laufend verändert. Ein konsequentes Lifecycle Management für alle Objekte, ob geschäftlicher, technischer, organisatorischer oder beschreibender Natur oder den technischen Prozess ihrer Erstellung und ihres Betriebs betreffend, ist zwingend erforderlich. Dies gilt für die Ergebnisse der Entwicklung – wie verändert sich ein Ergebnis über die Zeit, aus welchem Grund erfolgt dies? Für den Entwicklungsprozess selbst ist dies aber genau so relevant. In welcher Form wird er durchgeführt. Und einmal sauber definiert, soll er auch immer wieder in derselben Form durchgeführt werden. Änderungen müssen gezielt vorgenommen und dokumentiert werden. Eine nutzbringende, sinnvolle Dokumentation, Digitalisierung, Verwaltung und Automatisation ist angesagt. Nur so können redundante und damit unnötige Tätigkeiten bei jeder Weiterentwicklung vermieden werden.

Fazit
Application Management-Projekte im Umfeld von SAP- und anderen grossen Paketsoftware-Installationen, in verschiedensten Branchen, zeigen auf, wie sehr sich gezielte Investitionen in Projektportfolio-Management, Quality Management, Environment Protection und Lifecycle Management lohnen. Mit vernünftigem Aufwand kann grosser Nutzen über die Lebensdauer der Systeme erzielt werden. Aber auch kurzfristiger Nutzen ist gegeben: Fehler können reduziert werden. Dank besserer Abgrenzung von Systemlandschaften können Projekte parallel durchgeführt werden. Nutzen aus der Arbeit von früheren Projekten wird gezogen, sowohl in der Entwicklung, beim Testing und beim Deployment.

Aus der konkreten Projektarbeit wird erst ersichtlich, wie gross der Bedarf für eine bessere Methoden- und Werkzeugunterstützung im Application Management noch ist. Zum Teil ist heute noch zu viel unnötige manuelle Arbeit von Nöten. Dies stellt sicher grosses Potential für neue Softwareanbieter und eine Herausforderung für die Hersteller von Paketsoftware dar. In neuen beteo Miniguides werden wir deshalb in Kürze eine Übersicht über Application Management-Werkzeuge – nicht nur für SAP-Systeme – veröffentlichen.