Dietmar WettachDietmar Wettach Nur motivierte Anwender machen IT-Projekte erfolgreich!

18.03.08 by Dietmar Wettach

Die EinfA?hrung einer neuen IT-LA�sung zieht verschiedene VerA�nderungen nach sich. So werden neue Rollen und Verantwortungen sowie neue Prozesse definiert, welche zusA�tzlich durch eine neue Software unterstA?tzt werden. Dabei ist die frA?hzeitige Einbindung der zukA?nftigen Benutzer von grA�sster Bedeutung, welcher aber zu oft nur ungenA?gend Beachtung geschenkt wird.

Ein typisches Beispiel aus einem a�znormalena�? Projekt:
Kurz vor dem a�zGoing Livea�? der neuen LA�sung steht meistens noch ein offener Punkt auf der a�zTO-DOa�?-Liste des Projektes, welcher schon hA�ufig verschoben worden ist: Die Schulung der Anwender. Das Budget inklusive diverser NachtrA�ge ist zu diesem Zeitpunkt schon stark beansprucht und die letzten Tage bis zum a�zGoing Livea�? sind mit Nachbesserungen verplant.

Sowohl vom Auftraggeber, vom Projektleiter sowie dem Projektteam ist dem Thema a�zSchulung der Anwendera�? bisher wenig Beachtung geschenkt worden. Dabei kann eine ungenA?gende Schulung der zukA?nftigen Benutzer zum unerwarteten Stolperstein im Projekt werden.

Die Folgen daraus sind:

  • Statt einer Benutzerschulung wird vom Projektteam ein a�zlearning-on-the-joba�? unterstA?tzt.
  • Die Anwender sind gezwungen, das neue System weitgehend ohne Schulung anzuwenden.
  • Das Projektteam leistet nach dem eigentlichen Projektabschluss Support und unterstA?tzt die Anwender, Ressourcen stehen fA?r neue Projekte nicht zur VerfA?gung
  • Durch den laufenden A?bergang zum Einsatz der Software ist unklar, ab welchem Zeitpunkt das Change Management zum Tragen kommt.

Der Schaden fA?r das Unternehmen ist immens:

  • MehraufwA�nde und somit direkte Kosten entstehen durch das parallele Nutzen der alten sowie der neuen LA�sung und der damit verbundenen Koordinations- und Abstimmungsarbeiten.
  • Durch die fehlende Schulung der Benutzer und den verspA�teten Know-How-Aufbau entstehen Folgekosten, da die neue LA�sung nicht wie geplant eingesetzt werden kann. Der geplante Nutzen tritt nicht ein.
  • Die Anwender sind unzufrieden und finden sich mit dem neuen Tool nicht zurecht. Es entsteht eine Missstimmung und das neue System hat mit Aktzeptanzproblemen zu kA�mpfen.

Daraus lA�sst sich schliessen, dass die Planung und die DurchfA?hrung von Anwender-Schulungen zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren einer SystemeinfA?hrung gehA�ren. Auch im Hinblick auf den Aufbau einer internen a�zSupport-Struktura�? und a�zSupport-Kultura�? muss der Aspekt des a�zKnow-how-Transfersa�? vom Projektteam zu den Nutzern der LA�sung zwingend beachtet werden.

Dazu muss das Thema a�zSchulunga�? frA?hzeitig im Projektteam kommuniziert und aktiv vorangetrieben werden. So wird erreicht, dass die Anwender zum Zeitpunkt des a�zGoing Livea�? ideal fA?r den Einsatz des neuen Tools geschult sind.

Dieses Ziel kann mit folgenden Massnahmen erreicht werden:

  • Ein Anwender nimmt von Anfang an als Benutzervertreter an den Projektsitzungen teil. Er wird in die EinfA?hrung des neuen Tools eingebunden und A?bernimmt die Verantwortung fA?r die Planung und die DurchfA?hrung der Schulung. So kann er die Entwicklung des Tools aus Benutzersicht sowie den Schulungsaufbau und -ablauf mitbestimmen
  • Termine, wie Software-Updates, Datenmigrationen, technisch bedingte Ausfallzeiten, und Feier- und Ferientage, mA?ssen bei der Planung der Schulung berA?cksichtigt werden: So werden Schulungen an den Terminen abgehalten, an denen die Schulungsteilnehmer Zeit fA?r die Schulung sowie eine anschliessende Einarbeitungsphase haben.
  • FA?r den Anwender wird eine Support-Struktur aufgebaut: Wer betreut den Anwender bei Fragen zur Anwendung? Wer hilft dem Anwender bei Fragen zum Einsatz der LA�sung?
  • Die einzelnen Rollen, wie zum Beispiel Key-User, Administratoren, First- und Second-Level-Support, Betriebsverantwortlicher oder Tester, sind klar definiert und abgegrenzt; die Mitarbeiter werden diesen Rollen frA?hzeitig zugeordnet und gezielt geschult.
  • Die Anwender werden frA?hzeitig A?ber die EinfA?hrung der neuen der LA�sung und die betreffende Schulung informiert. Eine gute Kommunikation im Projekt, a�zProjekt-Marketinga�?, wird aktiv von allen Teilnehmern und Verantwortlichen im Projekt betrieben.
  • Alle relevanten Voraussetzungen fA?r eine erfolgreiche Schulung sind frA?hzeitig geplant und zum Zeitpunkt der Schulung sichergestellt:
    • Schulungs-Raum ist reserviert (und gut gelA?ftet :-))
    • Die Schulungsunterlagen sind ausgedruckt;
    • Die PC sind eingerichtet, installiert, hochgefahren;
    • Das System ist betriebsbereit, Schulungsdaten stehen zur VerfA?gung;
    • Die Anwender werden in der Zeit der Schulung nicht gestA�rt;
    • Pausen zum Erfahrungsaustausch der Teilnehmer sind geplant;
    • Ein Drucker kann zum individuellen Drucken von Screen-Shots genutzt werden;
    • Der Trainer ist gut vorbereitet

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  • Dank Feedback der Schulungsteilnehmer kA�nnen Verbesserungen vorgenommen und zukA?nftige Schulungen optimiert werden.
  • Unmittelbar nach Abschluss der Schulung sollten die Benutzer mit der neuen LA�sung arbeiten kA�nnen. Der direkte A?bergang ist wichtig, um das positive Momentum zu nutzen. Wichtig ist nun, dass die Systeme zur VerfA?gung stehen und fA?r Fragen eine funktionierende und einfache Support-Umgebung zur VerfA?gung steht.

Fazit
FA?r die erfolgreiche EinfA?hrung einer neuen LA�sung sind nicht nur die technischen FunktionalitA�ten relevant. Neben StabilitA�t, VerfA?gbarkeit und einer einfachen Bedienbarkeit kommt der Rolle von informierten, involvierten, motivierten und gut geschulten Anwendern eine entscheidende Bedeutung zu. Die Anwender mA?ssen frA?h ins Projekt involviert, die Schulung frA?hzeitig und mit den notwendigen Mitteln geplant und letztendlich auch professionell durchgefA?hrt werden. ZusA�tzlich ist es wichtig, dass die neue LA�sung nach der Schulung zur VerfA?gung steht und deren Einsatz durchgesetzt wird. Das Benutzen der abgelA�sten Systeme darf dabei keine Option mehr darstellen. Werden diese einfachen GrundsA�tze eingehalten, ist die der erfolgreiche Einsatz der neuen LA�sung und somit der Projekterfolg sichergestellt.

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2 Kommentare

  • 1
    Norbert Zeller:

    Guter Beitrag! Du triffst eine wichtige Frage am wunden Punkt.
    Wenn Projekte aus technischer oder prozessorientierter Sicht getrieben werden, dann sind die Lösungen entsprechend.
    Wenn aber ein Projekt im Bewusststein geplant, definiert und umgesetzt wird im Bewusstsein, dass es letztendlich Menschen sind, welche Resultate erwirtschaften und nicht Maschinen oder IT-Systems, dann wird dem Menschen und damit seiner Befähigung Rechnung getragen.
    Schulung ist dann eine unabdingbare Massnahme.

    Gruss Norbert, Trivadis, Solution Manager Training

  • 2
    Führungssysteme: Projekte und Vorhaben wirksamer und gezielter führen | beteo blog:

    […] Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung eines Vorhabens sind sicherlich breit gefächert und sehr individuell vom jeweiligen Projekt […]

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