Robert SutzRobert Sutz Führungssysteme: Projekte und Vorhaben wirksamer und gezielter führen (Teil 1)

22.04.08 by Robert Sutz

Damit komplexe Projekte termin- und budgetgerecht abgewickelt und erfolgreich abgeschlossen werden können, ist eine saubere Führung aller involvierten Mitarbeiter unumgänglich. Software- und Internet-basierende Führungssysteme können dabei wertvolle Dienste leisten. Für Projektleiter, Portfoliomanager und Vorhabensverantwortliche ist es kein Geheimnis: Laut Statistik werden zirka 60 Prozent aller Projekte und Vorhaben nicht erfolgreich abgeschlossen. Dabei versteht man unter «nicht erfolgreich» nicht unbedingt, dass ein Projekt gänzlich gescheitert ist. Viemehr geht es darum, dass die Projektführung die zeitlichen, finanziellen sowie qualitativen Zielvorgaben nicht erreichen konnte. Es drängt sich somit die Frage auf: Was sind die Gründe für das häufige Nicht-Erreichen der Zielsetzungen? Oder anders herum gefragt: Was sind die Erfolgsfaktoren, die zu einer erfolgreichen und zielgerichteten Umsetzung eines Vorhabens führen? Projektleitung bedeutet vor allem: Führen Die Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung eines Vorhabens sind sicherlich breit gefächert und sehr individuell vom jeweiligen Projekt abhängig. Ein übergreifender Aspekt hingegen, der mehr oder weniger für jeden Projekterfolg von entscheidender Bedeutung ist, ist eine zielgerichtete und wirksame Vorhabensführung an sich. Und mit der Führung geht direkt die Art und Weise einher, wie Führung überhaupt wahrgenommen wird und zum Ausdruck kommt. Wer hat welche Kompetenzen? Mit welchen Mitteln wird geführt? In welchem Rhythmus treffen sich die Verantwortlichen? Wie ist das Pendenzenmanagement organisiert? Und existiert sogar eine explizite Führungsmethodik, nach der geführt wird? Um Vorhabensführung, Projektleiter wie auch Unternehmensleitung in ihren Führungs-aufgaben und der alltäglichen Arbeit zu unterstützen, kommen immer häufiger so genannte Führungssysteme zum Einsatz, welche Führung und Führungsaufgaben systematisch und prozessbezogen abbilden. Vor allem jedoch lassen sich alle führungsrelevante Informationen im Führungssystem festhalten, kontextbezogen miteinander in Verbindung stellen und zielgruppengerecht aufbereiten. Das Führungssystem bildet den Führungsprozess ab In der Regel nutzt heute ein Vorhabensverantwortlicher eine ganze Reihe von unterstützenden Softwareprogrammen wie ERP-Systeme, Büroapplikationen, Kommunikations- und Projektmanagementlösungen. Die direkte Folge: die führungsrelevanten Informationen sind häufig so verstreut, dass eine eindeutige und effiziente Nachvollziehbarkeit, zum Beispiel in Bezug auf die Gründe für eine getroffene Führungsentscheidung oder einen zeitlichen Verzug, im System nicht gewährleistet sind. Es stellt sich somit die Aufgabe, in welcher Form der eigentliche Führungsprozess, das Führen abgebildet und nachhaltig dokumentiert werden kann? Weitere Details zum Fürhungsprozess sind im Blog Exkurs: Drei Phasen im Führungsprozess beschrieben. Im Unterschied zu den verschiedensten Programmen, aus denen der Führungsverantwortliche unterschiedliche Entscheidungsgrundlagen zieht, bildet ein Führungssystem den eigentlichen Prozess der Vorhabensführung systematisch ab und beantwortet u. a. folgende Fragestellungen: Wo genau stehen wir zurzeit im Projekt? Wie kann der Fortschritt gemessen werden oder wie lassen sich mögliche Risiken oder Engpässe erkennen, definieren und bewerten? Wie bilden wir – unserem Führungsvorgehen entsprechend – alle Veränderungen, Anträge, Beschlüsse, Ereignisse, Risiken oder Massnahmen sinnvoll, nachhaltig und an einem Ort ab? Da sich zudem Führung am deutlichsten in den Führungssitzungen ausdrückt, bieten Führungssysteme in der Regel eine Fülle an automatisierten Funktionen rund um Planen, Einberufen, Durchführen und Protokollieren von Meetings. Im zweiten Teil, welcher Mitte Mai erscheinen wird, werden die Führungssitzung, proaktives Risk Management sowie die Frage, ob sich Führung gar messen lässt beleuchtet. Über den Autor: Robert Sutz ist Geschäftsführer der TimeWinner AG in Wallisellen. Das Untenehmen beschäftigt sich mit der Entwicklung und dem Vertrieb des Software- und Internet-basierenden Führungssystems TimeWinner. Sphere: Related Content

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