Marco GerussiMarco Gerussi Scoping Ansatz – Abgestimmte Erwartungen als Erfolgsgarant

07.05.08 by Marco Gerussi

Projekte scheitern oft an unterschiedlichen und nicht abgestimmten Erwartungen Unzählige Statistiken nennen viele Gründe wieso Projekte scheitern. Die Mehrheit dieser Gründe lassen sich jedoch auf unklare Zielsetzungen, Probleme mit der technischen Architektur und fehlenden Managementsupport zurückführen. Ursache dafür sind meist zu hohe oder unterschiedliche Erwartungen der beteiligten Parteien. Oft werden Projekte initiiert, ohne die Erwartungen und Anforderungen aller fachlichen und Management-Schlüsselrollen zu identifizieren und zu dokumentieren. Scoping: Effektiver Ansatz zur Definition von Projektinhalten Abhilfe schafft der Scoping Ansatz, welcher optimal für die Beschreibung der funktionalen Anforderungen, die Definition der Projektinhalte und dem passenden Projektvorgehen sowie das Design der technischen Architektur eingesetzt werden kann. Ziel einer Scoping Phase ist es, den relevanten Kontext, Ideen, Anforderungen und Voraussetzungen aller am Projekt beteiligter Parteien in strukturierter Form abzubilden, den Projektumfang zu vereinbaren und den Projekt-Leitfaden festzulegen. Durch Priorisierung und Strukturierung werden die Lieferobjekte des geplanten Projekts transparent, abgegrenzt und die Erwartungen aller Beteiligten synchronisiert. Die Praxis zeigt, dass vor allem die abgestimmten Erwartungen einen wichtigen Faktor für den Projekterfolg darstellen.

Scoping Ansatz

Inhalte der Scoping Phase Um diese Ziele zu erreichen sind verschiedene Schritte notwendig, welche mehrheitlich in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und den Projektkunden durchgeführt werden. Dazu gehören unter anderem:
  • Gemeinsame Zielsetzung und Auswahl relevanter Personen für Workshops und Interviews
  • Information oder Schulung der Teilnehmer für Schaffen einer gemeinsame Basis
  • Aufnahme von geschäftlichen und funktionalen Anforderungen, Bedürfnissen und Ideen im Rahmen von Workshops und Interviews
  • Verstehen der technischen Anforderungen und Herausforderungen, der Systemumgebung sowie der nötigen Integrationen
  • Priorisierung im Hinblick auf Quick Wins und hohen Payback
  • Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses und nutzen des positiven Momentums rund um die Lösung
  • Ausarbeitung einer detaillierten Umsetzungs-Roadmap mit Zeitplanung und notwendiger Organisation, aufgeteilt in Quick Win-optimierte Iterationen
  • Management Präsentation der Ergebnisse
Umsetzungs-Roadmap Im Verlauf der Scoping Phase stellt die Umsetzungs-Roadmap eines der wichtigsten Ergebnisse dar. Sie beinhaltet neben den Projektinhalten und dem Projektvorgehen auch eine Zeitplanung und die notwendige Organisation. Sie bildet die Basis für das geplante Projekt. Es bietet sich an, den Projektumfang in mehrere Umsetzungs-Iterationen aufzuteilen, um übersichtliche und umsetzbare Schritte zu planen sowie einen möglichst schnellen Nutzen für die Projektkunden zu erzeugen. Kritische Erfolgsfaktoren Grundsätzlich sollte das Scoping als fester Bestandteil in der Projektmethodik verankert sein. Werden zum Beispiel Interviews nicht durchgeführt, wird dies beim Quality Gate festgestellt und setzt Alarmzeichen. Allenfalls muss dieser Punkt nachbearbeitet werden. Tut man das nicht, dann ist das ein bewusster Entscheid. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es absolut wichtig ist, die richtigen Mitarbeiter in die Scoping Phase zu involvieren. Die Zusammensetzung der Schlüsselrollen kann dabei je nach Aufgabenstellung und Kontext variieren. Allen Problemstellungen gemeinsam ist dabei jedoch die Involvierung des Auftraggebers, des Top Managements, der Anwender sowie fachlicher und technischer Experten. Sind die Teilnehmer identifiziert, stellt die Planung beziehungsweise die Verfügbarkeit der Teilnehmer einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Weiter empfiehlt sich dringend, die Interviews zwecks zusätzlicher Aspekte und Vollständigkeit der Dokumentation mit zwei Interviewern durchzuführen. Fazit Der Scoping Ansatz bietet die Chance, Projektideen zu verfeinern und Lösungsansätze zu strukturieren. Von Vorteil wird er in das Vorgehensmodell aller Projekte integriert. Durch das Sammeln von Informationen bei relevanten Schlüsselrollen, werden alle notwendigen  Daten zusammengetragen, in Anforderungen transformiert, priorisiert und daraus die Systemarchitektur sowie eine konkrete Umsetzungs-Roadmap abgeleitet. Die Projektidee wird so abgegrenzt und der Projektumfang unter Berücksichtung von Prozessen, Organisation, Systemen und deren notwendigen Integrationen sowie weiterer Abhängigkeiten definiert. Alle sprechen nun vom gleichen und sind auf das Thema sensibilisiert; die Erwartungen aller beteiligten Personen sind synchronisiert. Die so gewonnene gemeinsame Basis sowie das geschaffene Momentum bieten die Grundlage, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Sphere: Related Content

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