Marco GerussiMarco Gerussi Scoping Ansatz a�� Abgestimmte Erwartungen als Erfolgsgarant

07.05.08 by Marco Gerussi

Projekte scheitern oft an unterschiedlichen und nicht abgestimmten Erwartungen
UnzA�hlige Statistiken nennen viele GrA?nde wieso Projekte scheitern. Die Mehrheit dieser GrA?nde lassen sich jedoch auf unklare Zielsetzungen, Probleme mit der technischen Architektur und fehlenden Managementsupport zurA?ckfA?hren. Ursache dafA?r sind meist zu hohe oder unterschiedliche Erwartungen der beteiligten Parteien. Oft werden Projekte initiiert, ohne die Erwartungen und Anforderungen Buy generic ciprofloxacin tinidazole tablets aller fachlichen und Management-SchlA?sselrollen zu identifizieren und zu dokumentieren.

Scoping: Effektiver Ansatz zur Definition von Projektinhalten
Abhilfe schafft der Scoping Ansatz, welcher optimal fA?r die Beschreibung der funktionalen Anforderungen, die Definition der Projektinhalte und dem passenden Projektvorgehen sowie das Design der technischen Architektur eingesetzt werden kann. Ziel einer Scoping Phase ist es, den relevanten Kontext, Ideen, Anforderungen und Voraussetzungen aller am Projekt beteiligter Parteien in strukturierter Form abzubilden, den Projektumfang zu vereinbaren und den Projekt-Leitfaden festzulegen. Durch Priorisierung und Strukturierung werden die Lieferobjekte des geplanten Projekts transparent, abgegrenzt und die Erwartungen aller Beteiligten synchronisiert. Die Praxis zeigt, dass vor allem die abgestimmten Erwartungen einen wichtigen Faktor fA?r den Projekterfolg darstellen.

Scoping Ansatz

Inhalte der Scoping Phase
Um diese Ziele zu erreichen sind verschiedene Schritte notwendig, welche mehrheitlich in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und den Projektkunden durchgefA?hrt werden. Dazu gehA�ren unter anderem:

  • Gemeinsame Zielsetzung und Auswahl relevanter Personen fA?r Workshops und Interviews
  • Information oder Schulung der Teilnehmer fA?r Schaffen einer gemeinsame Basis
  • Aufnahme von geschA�ftlichen und funktionalen Anforderungen, BedA?rfnissen und Ideen im Rahmen von Workshops und Interviews
  • Verstehen der technischen Anforderungen und Herausforderungen, der Systemumgebung sowie der nA�tigen Integrationen
  • Priorisierung im Hinblick auf Quick Wins und hohen Payback
  • Schaffen eines gemeinsamen VerstA�ndnisses und nutzen des positiven Momentums rund um die LA�sung
  • Ausarbeitung einer detaillierten Umsetzungs-Roadmap mit Zeitplanung und notwendiger Organisation, aufgeteilt in Quick Win-optimierte Iterationen
  • Management PrA�sentation der Ergebnisse

Umsetzungs-Roadmap
Im Verlauf der Scoping Phase stellt die Umsetzungs-Roadmap eines der wichtigsten Ergebnisse dar. Sie beinhaltet neben den Projektinhalten und dem Projektvorgehen auch eine Zeitplanung und die notwendige Organisation. Sie bildet die Basis fA?r das geplante Projekt. Es bietet sich an, den Projektumfang in mehrere Umsetzungs-Iterationen aufzuteilen, um A?bersichtliche und umsetzbare Schritte zu planen sowie einen mA�glichst schnellen Nutzen fA?r die Projektkunden zu erzeugen.

Kritische Erfolgsfaktoren
GrundsA�tzlich sollte das Scoping als fester Bestandteil in der Projektmethodik verankert sein. Werden zum Beispiel Interviews nicht durchgefA?hrt, wird dies beim Quality Gate festgestellt und setzt Alarmzeichen. Allenfalls muss dieser Punkt nachbearbeitet werden. Tut man das nicht, dann ist das ein bewusster Entscheid.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es absolut wichtig ist, die richtigen Mitarbeiter in die Scoping Phase zu involvieren. Die Zusammensetzung der SchlA?sselrollen kann dabei je nach Aufgabenstellung und Kontext variieren. Allen Problemstellungen gemeinsam ist dabei jedoch die Involvierung des Auftraggebers, des Top Managements, der Anwender sowie fachlicher und technischer Experten. Sind die Teilnehmer identifiziert, stellt die Planung beziehungsweise die VerfA?gbarkeit der Teilnehmer einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Weiter empfiehlt sich dringend, die Interviews zwecks zusA�tzlicher Aspekte und VollstA�ndigkeit der Dokumentation mit zwei Interviewern durchzufA?hren.

Fazit
Der Scoping Ansatz bietet die Chance, Projektideen zu verfeinern und LA�sungsansA�tze zu strukturieren. Von Vorteil wird er in das Vorgehensmodell aller Projekte integriert. Durch das Sammeln von Informationen bei relevanten SchlA?sselrollen, werden alle notwendigen A�Daten zusammengetragen, in Anforderungen transformiert, priorisiert und daraus die Systemarchitektur sowie eine konkrete Umsetzungs-Roadmap abgeleitet. Die Projektidee wird so abgegrenzt und der Projektumfang unter BerA?cksichtung von Prozessen, Organisation, Systemen und deren notwendigen Integrationen sowie weiterer AbhA�ngigkeiten definiert. Alle sprechen nun vom gleichen und sind auf das Thema sensibilisiert; die Erwartungen aller beteiligten Personen sind synchronisiert. Die so gewonnene gemeinsame Basis sowie das geschaffene Momentum bieten die Grundlage, um das Projekt erfolgreich umzusetzen.

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