Marco GerussiMarco Gerussi Projekt Roadmap: Mit Iterationen zu Quick Wins

08.05.08 by Marco Gerussi

In meinem Blog Scoping Ansatz – Abgestimmte Erwartungen als Erfolgsgarant beschreibe ich, wie mit dem Scoping Ansatz kritische Faktoren für den Projekterfolg sichergestellt werden:
  • die Erwartungen aller Schlüsselrollen sind von Anfang an gesetzt und synchronisiert
  • die technische Systemarchitektur ist entworfen
  • die funktionalen Anforderungen sind definiert
  • eine Umsetzungs-Rodmap mit Projektinhalten, notwendiger Organisation und das Projektvorgehen sind festgelegt
Abgestimmte Erwartungen und schrittweise Umsetzung mit Teilerfolgen sind wichtig! Die Praxis zeigt, dass vor allem das Setzen sowie die Abstimmung von Erwartungen von grosser Bedeutung sind. Im Zusammenhang mit den Erwartungen kommt dem geplanten Projektumfang eine zentrale Rolle zu. Leider neigen Projektteams und vor allem auch deren Auftraggeber dazu, den Projektumfang nur grob abzugrenzen und alle möglichen Wünsche und Features ins Projekt aufzunehmen. Wenig Zeit, Geld und möglichst viel Inhalt gehören zur Tagesordnung. Teams verzetteln sich, verlieren sich im Detail und das Projektziel aus den Augen. Die Projektkunden werden ungeduldig, die Misserfolge schlagen auf die Motivation und ursprüngliche Business Cases werden in Frage gestellt. Dabei ist klar, dass nur Projekte erfolgreich sein können, die ihre Teilziele erreichen, zu Erfolgserlebnissen führen und regelmässigen Nutzen generieren. Dies gilt vor allem auch für längere Projekte. Entsprechend ist es wichtig, den Fokus auf die wichtigsten, am höchsten priorisierten Anforderungen und Funktionalitäten zu legen und deren Umsetzung konsequent zu verfolgen. Umsetzungs-Roadmap in Iterationen Als ein zentrales Ergebnis wird im Rahmen der Scoping Phase eine konkrete Umsetzungs-Roadmap erstellt. Dazu gehören klar definierte Lieferobjekte, ein Zeitplan sowie die notwendige Organisation. Erfahrungen aus der Praxis haben gezeigt, dass die Aufteilung in einzelne Iterationen mit klar definierten Lieferobjekten dank den damit erzielten Business Quick Wins zu erfolgreichen Projekten führt. Hierfür werden die wichtigsten Anforderungen und (Kern-)Funktionalitäten identifiziert und in Iterationen geplant. Ziel ist es, so schnell als möglich regelmässigen Nutzen für den Projektkunden und die Anwender zu erzielen. Quick Wins sind so garantiert, weil als erste die Funktionalitäten eingeführt werden, die zum grösstmöglichen Nutzen führen. In weiteren Iterationen werden die erfolgreich eingeführten Funktionalitäten weiter ausgebaut, ergänzt und die Lösung Schritt für Schritt in weitere Prozesse, Methoden, Systeme und Organisationen integriert. Parallel dazu wird die Umsetzung der Roadmap mit konsequentem Projekt Management und Projekt Marketing begleitet. Management, Auftraggeber, Kunden und Anwender wissen zu jedem Zeitpunkt, welche Funktionalitäten sie wann erhalten werden. Vorteile von Quick Win-optimierten Iterationen Die Gliederung von Projekten in mehrere Iterationen bietet grosse Vorteile, welche sich je nach Kontext und Problemstellung unterscheiden können. Meist sind dies:
  • schnell funktionierendes System mit Kernfunktionalitäten
  • gezielter Know How Aufbau für Anwender und Betrieb durch gezielte Schulung zum richtigen Zeitpunkt
  • schneller Nutzen als Basis und Referenz für den weiteren Ausbau
  • früher Einbezug der Betriebsorganisation und Aufbau entsprechender Supportleistungen
  • positive Stimmung im und um das Projekt durch erfolgreiche Abschlüsse der Iterationen und erfüllen der gesetzten Erwartungen
  • Flexibilität beim Strukturieren der funktionale Anforderungen und überschaubare Basis für Scope Change Management
  • organisatorische Änderungen werden schrittweise durchgeführt und mit Erfolgserlebnissen versehen
  • kürzere Feedback-Loops, „Lessons Learned“ können bereits in der nächsten Iteration umgesetzt werden
Herausforderungen bei der Umsetzung in Iterationen Grosse Unternehmen geben oft rigide Projektvorgehen vor. Dazu gehören neben Dokument-Templates auch vorgeschriebene und standardisierte Phasenabnahmen. Dabei werden von der Vorstudie, über Grob- und Detailkonzept, Realisierung, Implementation und Betrieb mehrere Phasen durchlaufen, welche erst nach Abschluss der vorangegangen Phase gestartet werden können. Diese Modelle widersprechen aber häufig dem Grundgedanken und dem grossen Vorteil eines iterativen Vorgehens. Durch die Aufteilung in mehrere Iterationen werden Quick Wins erzielt. Müssen nun aber für alle Iterationen, sprich für alle neuen Funktionalitäten, jeweils alle Projektphasen von der Vorstudie bis zum Betrieb von neuem durchlaufen werden, führt dies unweigerlich zu Reibungsverlusten, Zeitverzug und Mehraufwänden; der grosse Nutzen geht verloren! Entsprechend gilt es, mit den verantwortlichen Stellen, beispielsweise dem Projekt Management Office (PMO) oder den Qualitätsverantwortlichen gemeinsam Lösungen zu finden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die wichtigsten Meilensteine „offiziell“ abgenommen werden können, und für die einzelnen Iterationen projektinterne Abnahmen und qualitätssichernde Massnahmen sichergestellt werden können. Eine schrittweise Erweiterung des Vorgehensmodells um einen Scoping-Ansatz und auf ein iteratives Vorgehen abgestimmte Phasenabnahmen wären sinnvoll. iterative Roadmap Fazit Der Nutzen eines iterativen Vorgehens ist enorm. Im Umfeld vom standardisierten und rigiden Projektvorgehen kann dieser Ansatz zu Herausforderungen führen, werden diese aber früh angegangen, lässt sich die iterative Umsetzung gut in bestehende Umgebungen integrieren. In einem weiteren Schritt kann dann das Vorgehensmodell dann um den Scoping-Ansatz und auf ein iteratives Vorgehen abgestimmte Phasenabnahmen erweitert werden. Nach dem die Erwartungen aller Schlüsselrollen gesetzt, aufeinander abgestimmt und die Anforderungen priorisiert sind, sollten die Funktionalitäten nach deren Wichtigkeit in verschiedene Iterationen aufgeteilt werden. So wird der Fokus auf die wichtigsten Features und den grössten Nutzen gelegt. Systeme stehen den Anwendern so schnell als möglich und mit funktionierenden Kernfunktionalitäten zur Verfügung. Wissen kann so schneller und zum richtigen Zeitpunkt aufgebaut werden und die Organisation hat mehr Zeit, um die Änderungen durchzuführen. Schnelle, erfolgreich abgeschlossene Iterationen führen zu Erfolgserlebnissen und somit zu einer positiven Stimmung im und um das Projekt. Durch die Gliederung in Iterationen lassen sich zudem schnellere Feedback-Loops durchführen und die Planung der weiteren Iterationen kann flexibler vorgenommen werden. So werden die gewünschten Quick Wins erzielt und die Projekte schrittweise zum Erfolg geführt! Sphere: Related Content

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