Marco GerussiMarco Gerussi Projekt Roadmap: Mit Iterationen zu Quick Wins

08.05.08 by Marco Gerussi

In meinem Blog Scoping Ansatz a�� Abgestimmte Erwartungen als Erfolgsgarant beschreibe ich, wie mit dem Scoping Ansatz kritische Faktoren fA?r den Projekterfolg sichergestellt werden:

  • die Erwartungen aller SchlA?sselrollen sind von Anfang an gesetzt und synchronisiert
  • die technische Systemarchitektur ist entworfen
  • die funktionalen Anforderungen sind definiert
  • eine Umsetzungs-Rodmap mit Projektinhalten, notwendiger Organisation und das Projektvorgehen sind festgelegt

Abgestimmte Erwartungen und schrittweise Umsetzung mit Teilerfolgen sind wichtig!
Die Praxis zeigt, dass vor allem das Setzen sowie die Abstimmung von Erwartungen von grosser Bedeutung sind. Im Zusammenhang mit den Erwartungen kommt dem geplanten Projektumfang eine zentrale Rolle zu. Leider neigen Projektteams und vor allem auch deren Auftraggeber dazu, den Projektumfang nur grob abzugrenzen und alle mA�glichen WA?nsche und Features ins Projekt aufzunehmen. Wenig Zeit, Geld und mA�glichst viel Inhalt gehA�ren zur Tagesordnung. Teams verzetteln sich, verlieren sich im Detail und das Projektziel aus den Augen. Die Projektkunden werden ungeduldig, die Misserfolge schlagen auf die Motivation und ursprA?ngliche Business Cases werden in Frage gestellt.

Dabei ist klar, dass nur Projekte erfolgreich sein kA�nnen, die ihre Teilziele erreichen, zu Erfolgserlebnissen fA?hren und regelmA�ssigen Nutzen generieren. Dies gilt vor allem auch fA?r lA�ngere Projekte. Entsprechend ist es wichtig, den Fokus auf die wichtigsten, am hA�chsten priorisierten Anforderungen und FunktionalitA�ten zu legen und deren Umsetzung konsequent zu verfolgen.

Umsetzungs-Roadmap in Iterationen
Als ein zentrales Ergebnis wird im Rahmen der Scoping Phase eine konkrete Umsetzungs-Roadmap erstellt. Dazu gehA�ren klar definierte Lieferobjekte, ein Zeitplan sowie die notwendige Organisation. Erfahrungen aus der Praxis haben gezeigt, dass die Aufteilung in einzelne Iterationen mit klar definierten Lieferobjekten dank den damit erzielten Business Quick Wins zu erfolgreichen Projekten fA?hrt. HierfA?r werden die wichtigsten Anforderungen und (Kern-)FunktionalitA�ten identifiziert und in Iterationen geplant.

Ziel ist es, so schnell als mA�glich regelmA�ssigen Nutzen fA?r den Projektkunden und die Anwender zu erzielen. Quick Wins sind so garantiert, weil als erste die FunktionalitA�ten eingefA?hrt werden, die zum grA�sstmA�glichen Nutzen fA?hren. In weiteren Iterationen werden die erfolgreich eingefA?hrten FunktionalitA�ten weiter ausgebaut, ergA�nzt und die LA�sung Schritt fA?r Schritt in weitere Prozesse, Methoden, Systeme und Organisationen integriert. Parallel dazu wird die Umsetzung der Roadmap mit konsequentem Projekt Management und Projekt Marketing begleitet. Management, Auftraggeber, Kunden und Anwender wissen zu jedem Zeitpunkt, welche FunktionalitA�ten sie wann erhalten werden.

Vorteile von Quick Win-optimierten Iterationen
Die Gliederung von Projekten in mehrere Iterationen bietet grosse Vorteile, welche sich je nach Kontext und Problemstellung unterscheiden kA�nnen. Meist sind dies:

  • schnell funktionierendes System mit KernfunktionalitA�ten
  • gezielter Know How Aufbau fA?r Anwender und Betrieb durch gezielte Schulung zum richtigen Zeitpunkt
  • schneller Nutzen als Basis und Referenz fA?r den weiteren Ausbau
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  • frA?her Einbezug der Betriebsorganisation und Aufbau entsprechender Supportleistungen
  • positive Stimmung im und um das Projekt durch erfolgreiche AbschlA?sse der Iterationen und erfA?llen der gesetzten Erwartungen
  • FlexibilitA�t beim Strukturieren der funktionale Anforderungen und A?berschaubare Basis fA?r Scope Change Management
  • organisatorische A�nderungen werden schrittweise durchgefA?hrt und mit Erfolgserlebnissen versehen
  • kA?rzere Feedback-Loops, a�zLessons Learneda�? kA�nnen bereits in der nA�chsten Iteration umgesetzt werden

Herausforderungen bei der Umsetzung in Iterationen
Grosse Unternehmen geben oft rigide Projektvorgehen vor. Dazu gehA�ren neben Dokument-Templates auch vorgeschriebene und standardisierte Phasenabnahmen. Dabei werden von der Vorstudie, A?ber Grob- und Detailkonzept, Realisierung, Implementation und Betrieb mehrere Phasen durchlaufen, welche erst nach Abschluss der vorangegangen Phase gestartet werden kA�nnen. Diese Modelle widersprechen aber hA�ufig dem Grundgedanken und dem grossen Vorteil eines iterativen Vorgehens.

Durch die Aufteilung in mehrere Iterationen werden Quick Wins erzielt. MA?ssen nun aber fA?r alle Iterationen, sprich fA?r alle neuen FunktionalitA�ten, jeweils alle Projektphasen von der Vorstudie bis zum Betrieb von neuem durchlaufen werden, fA?hrt dies unweigerlich zu Reibungsverlusten, Zeitverzug und MehraufwA�nden; der grosse Nutzen geht verloren!

Entsprechend gilt es, mit den verantwortlichen Stellen, beispielsweise dem Projekt Management Office (PMO) oder den QualitA�tsverantwortlichen gemeinsam LA�sungen zu finden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die wichtigsten Meilensteine a�zoffiziella�? abgenommen werden kA�nnen, und fA?r die einzelnen Iterationen projektinterne Abnahmen und qualitA�tssichernde Massnahmen sichergestellt werden kA�nnen. Eine schrittweise Erweiterung des Vorgehensmodells um einen Scoping-Ansatz und auf ein iteratives Vorgehen abgestimmte Phasenabnahmen wA�ren sinnvoll.

iterative Roadmap

Fazit
Der Nutzen eines iterativen Vorgehens ist enorm. Im Umfeld vom standardisierten und rigiden Projektvorgehen kann dieser Ansatz zu Herausforderungen fA?hren, werden diese aber frA?h angegangen, lA�sst sich die iterative Umsetzung gut in bestehende Umgebungen integrieren. In einem weiteren Schritt kann dann das Vorgehensmodell dann um den Scoping-Ansatz und auf ein iteratives Vorgehen abgestimmte Phasenabnahmen erweitert werden.

Nach dem die Erwartungen aller SchlA?sselrollen gesetzt, aufeinander abgestimmt und die Anforderungen priorisiert sind, sollten die FunktionalitA�ten nach deren Wichtigkeit in verschiedene Iterationen aufgeteilt werden. So wird der Fokus auf die wichtigsten Features und den grA�ssten Nutzen gelegt. Systeme stehen den Anwendern so schnell als mA�glich und mit funktionierenden KernfunktionalitA�ten zur VerfA?gung. Wissen kann so schneller und zum richtigen Zeitpunkt aufgebaut werden und die Organisation hat mehr Zeit, um die A�nderungen durchzufA?hren. Schnelle, erfolgreich abgeschlossene Iterationen fA?hren zu Erfolgserlebnissen und somit zu einer positiven Stimmung im und um das Projekt.

Durch die Gliederung in Iterationen lassen sich zudem schnellere Feedback-Loops durchfA?hren und die Planung der weiteren Iterationen kann flexibler vorgenommen werden. So werden die gewA?nschten Quick Wins erzielt und die Projekte schrittweise zum Erfolg gefA?hrt!

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