Robert SutzRobert Sutz Führungssysteme – Projekte und Vorhaben wirksamer und gezielter führen (Teil 2)

19.05.08 by Robert Sutz

Um Projektleiter und Portfoliomanager in ihren alltäglichen Führungsaufgaben bei Projekten und Vorhaben zu unterstützen, kommen immer häufiger so genannte Führungssysteme zum Einsatz. Moderne Führungssysteme helfen bei Führungsarbeiten und Führungsentscheidungen mit vordefinierten  Führungsprozessen. Gleichzeitig lassen sich alle relevanten Informationen im Führungssystem (Anträge, Beschlüsse, Risiken, Massnahmen, Änderungen) festhalten, kontextbezogen miteinander verbinden und zielgruppengerecht aufbereiten (vgl. Teil 1: Führungssysteme: Projekte und Vorhaben wirksamer und gezielter führen). Das Herz eines Führungssystems Der grösste Nutzen eines Führungssystems wird erzielt, wenn sich Führungssystem und Führungsarbeit gegenseitig abbilden, ergänzen und verstärken. Darunter fallen alle Aufgaben eines Vorhabens  während den Führungsphasen – von der effizienten Initialisierung über die Dokumentation der gesamten Führungsarbeit bis hin zum definierten Projektabschluss. Als  Basis werden in einem Führungssystem alle führungsrelevanten Informationen wie Meilensteine (z.B. via Schnittstelle zu MS Projects), Zielsetzungen und Führungsrhythmus erfasst. Während der Führung eines Vorhabens entsteht oft eine unüberschaubare Fülle an Beschlüssen, Massnahmen, Änderungen, Risikoerfassungen und Protokollen. All diese Informationen werden nicht nur im Führungssystem festgehalten, sondern gleichzeitig indexiert. So lassen sich kausale und einschränkende Zusammenhänge erkennen und anschaulich abbilden, um letztendlich sichere Aussagen in Bezug auf die Zielerreichungsgrade zu treffen. Von der Führungssitzung bis zum Risk Management Der Leistungsumfang eines Führungssystems erstreckt sich von der Unterstützung von Führungsmeetings über ein aktives Change Management, Fortschrittsmessungen, aussagekräftige Reportings, eine lückenlose Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit der Führungsarbeit bis hin zu einem modernen Risk Management. Dass in Unternehmen ein proaktives Risk Management immer wichtiger wird, lässt sich nicht nur aus den aktuellen Berichten der Tagespresse entnehmen. Denn seit dem 1. Januar 2008 sind neue gesetzliche Richtlinien in Kraft getreten, welche Betriebe (mit einer Bilanzsumme ab 10 Mio. CHF, einem Umsatz ab 20 Mio. CHF und mehr als 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt) auffordern, vermehrte Anstrengungen hinsichtlich Risk Management und der Einführung eines „Internen Kontrollsystems“ zu unternehmen. Diese neuen gesetzlichen Richtlinien können mit einem Führungssystem umfassend erfüllt werden. Einen Schritt weiter: Ist Führung messbar? Wo stehen wir? Wie hoch ist der Zielerreichungsgrad? Dem Messen kommt in der Führungsarbeit eine gewichtige Rolle zu. Aber lässt sich Führung überhaupt messen? Moderne Führungssysteme ermöglichen das. Sie bieten diverse Lösungsvarianten an, die der Unternehmensleitung und dem Portfolio-Manager wichtige Beurteilungen und Vergleichsmöglichkeiten verschaffen. Zum Beispiel lassen sich Führungskennzahlen definieren, die sich wiederum auf messbare Führungskriterien wie Fortschritt, Kosten, Leistungsumfang, Stimmung, Change Management beziehen. Letztendlich ermöglichts dies ein unternehmensinternes Benchmarking zwischen den unterschiedlichen Vorhabensleitungen. Fazit Zusammenfassend lässt sich nicht nur feststellen, dass mit einem Führungssystem die gesamte Vorhabens- und Projektführung in einem System festgehalten wird, sondern dass ein Führungssystem mit all seinen Automatismen die Vorhabensführung direkt und situationsgerecht unterstützt. Die nachweislichen Folgen davon sind markante Arbeitsentlastung und Zeiteinsparung. Damit bleibt – neben mehr Sicherheit, mehr Effizienz und mehr Aussagekraft der Informationen – auch mehr Zeit für das Wesentliche: dem proaktiven, zielgerichteten Führen eines Vorhabens. Eine Auflistung der Vorteile von Führungssystemen findet sich im Blog ... Über den Autor: Robert Sutz ist Geschäftsführer der TimeWinner AG in Wallisellen. Das Untenehmen beschäftigt sich mit der Entwicklung und dem Vertrieb des Software- und Internet-basierenden Führungssystems TimeWinner. Sphere: Related Content

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