Robert SutzRobert Sutz FA?hrungssysteme a�� Projekte und Vorhaben wirksamer und gezielter fA?hren (Teil 2)

19.05.08 by Robert Sutz

Um Projektleiter und Portfoliomanager in ihren alltA�glichen FA?hrungsaufgaben bei Projekten und Vorhaben zu unterstA?tzen, kommen immer hA�ufiger so genannte FA?hrungssysteme zum Einsatz. Moderne FA?hrungssysteme helfen bei FA?hrungsarbeiten und FA?hrungsentscheidungen mit vordefiniertenA� FA?hrungsprozessen. Gleichzeitig lassen sich alle relevanten Informationen im FA?hrungssystem (AntrA�ge, BeschlA?sse, Risiken, Massnahmen, A�nderungen) festhalten, kontextbezogen miteinander verbinden und zielgruppengerecht aufbereiten (vgl. Teil 1: FA?hrungssysteme: Projekte und Vorhaben wirksamer und gezielter fA?hren).

Das Herz eines FA?hrungssystems
Der grA�sste Nutzen eines FA?hrungssystems wird erzielt, wenn sich FA?hrungssystem und FA?hrungsarbeit gegenseitig abbilden, ergA�nzen und verstA�rken. Darunter fallen alle Aufgaben eines VorhabensA� wA�hrend den FA?hrungsphasen a�� von der effizienten Initialisierung A?ber die Dokumentation der gesamten FA?hrungsarbeit bis hin zum definierten Projektabschluss. AlsA� Basis werden in einem FA?hrungssystem alle fA?hrungsrelevanten Informationen wie Meilensteine (z.B. via Schnittstelle zu MS Projects), Zielsetzungen und FA?hrungsrhythmus erfasst.

WA�hrend der FA?hrung eines Vorhabens entsteht oft eine unA?berschaubare FA?lle an BeschlA?ssen, Massnahmen, A�nderungen, Risikoerfassungen und Protokollen. All diese Informationen werden nicht nur im FA?hrungssystem festgehalten, sondern gleichzeitig indexiert. So lassen sich kausale und einschrA�nkende ZusammenhA�nge erkennen und anschaulich abbilden, um letztendlich sichere Aussagen in Bezug auf die Zielerreichungsgrade zu treffen.

Von der FA?hrungssitzung bis zum Risk Management
Der Leistungsumfang eines FA?hrungssystems erstreckt sich von der UnterstA?tzung von FA?hrungsmeetings A?ber ein aktives Change Management, Fortschrittsmessungen, aussagekrA�ftige Reportings, eine lA?ckenlose Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit der FA?hrungsarbeit bis hin zu einem modernen Risk Management. Dass in Unternehmen ein proaktives Risk Management immer wichtiger wird, lA�sst sich nicht nur aus den aktuellen Berichten der Tagespresse entnehmen. Denn seit dem 1. Januar 2008 sind neue gesetzliche Richtlinien in Kraft getreten, welche Betriebe (mit einer Bilanzsumme ab 10 Mio. CHF, einem Umsatz ab 20 Mio. CHF und mehr als 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt) auffordern, vermehrte Anstrengungen hinsichtlich Risk Management und der EinfA?hrung eines a�zInternen Kontrollsystemsa�? zu unternehmen. Diese neuen gesetzlichen Richtlinien kA�nnen mit einem FA?hrungssystem umfassend erfA?llt werden.

Einen Schritt weiter: Ist FA?hrung messbar?
Wo stehen wir? Wie hoch ist der Zielerreichungsgrad? Dem Messen kommt in der FA?hrungsarbeit eine gewichtige Rolle zu. Aber lA�sst sich FA?hrung A?berhaupt messen? Moderne FA?hrungssysteme ermA�glichen das. Sie bieten diverse LA�sungsvarianten an, die der Unternehmensleitung und dem Portfolio-Manager wichtige Beurteilungen und VergleichsmA�glichkeiten verschaffen. Zum Beispiel lassen sich FA?hrungskennzahlen definieren, die sich wiederum auf messbare FA?hrungskriterien wie Fortschritt, Kosten, Leistungsumfang, Stimmung, Change Management beziehen. Letztendlich ermA�glichts dies ein unternehmensinternes Benchmarking zwischen den unterschiedlichen Vorhabensleitungen.

Fazit
Zusammenfassend lA�sst sich nicht nur feststellen, dass mit einem FA?hrungssystem die gesamte Vorhabens- und ProjektfA?hrung in einem System festgehalten wird, sondern dass ein FA?hrungssystem mit all seinen Automatismen die VorhabensfA?hrung direkt und situationsgerecht unterstA?tzt. Die nachweislichen Folgen davon sind markante Arbeitsentlastung und Zeiteinsparung. Damit bleibt a�� neben mehr Sicherheit, mehr Effizienz und mehr Aussagekraft der Informationen a�� auch mehr Zeit fA?r das Wesentliche: dem proaktiven, zielgerichteten FA?hren eines Vorhabens. Eine Auflistung der Vorteile von FA?hrungssystemen findet sich im Blog …

A?ber den Autor:
Robert Sutz ist GeschA�ftsfA?hrer der TimeWinner AG in Wallisellen. Das Untenehmen beschA�ftigt sich mit der Entwicklung und dem Vertrieb des Software- und Internet-basierenden FA?hrungssystems TimeWinner.
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