Projekt-Roadmap: Quick Wins durch Iterationen

Mein Blog-Beitrag Scoping – Erfolgsgarantie durch abgestimmte Erwartungen beschreibt, wie die für den Projekterfolg relevantesten Faktoren identifiziert werden:

• Erwartungen aller Schlüsselrollen werden von Anfang an definiert und synchronisiert
• Die technische Systemarchitektur wird gestaltet
• Die funktionalen Anforderungen sind definiert
• Eine Implementierungs-Roadmap mit Projektinhalten, erforderlicher Organisation und Projektvorgehen ist erstellt

Abgestimmte Erwartungen und schrittweise, auf Teilerfolge ausgerichtete Implementierung
Die Erfahrung zeigt, dass das Definieren und Synchronisieren von Erwartungen von grosser Bedeutung ist. Bezüglich der Erwartungen spielt der Projektumfang eine zentrale Rolle. Leider versäumen es Projektteammitglieder wie auch Kunden oft, das Projekt präzise genug zu definieren und nehmen dabei eine Vielzahl von Optionen und Features auf. Mit begrenzter Zeit und Budget bei maximalem Inhalt ist dies Alltag. Teams werden unfokussiert und verlieren in Details das Projektziel aus den Augen. Die Projektkunden werden ungeduldig, Misserfolge schwächen die Motivation, und die ursprünglichen Business Cases werden in Frage gestellt.

Projekte versprechen Erfolg nur dann, wenn Teilziele definiert werden, die schrittweisen Erfolg sicherstellen und kontinuierlich einen sichtbaren Nutzen erzeugen. Dies gilt insbesondere für langfristige Projekte. Das Wichtigste dabei ist, sich auf die priorisierten Anforderungen und Funktionen zu konzentrieren und deren konsequente Umsetzung sicherzustellen.

Implementierungs-Roadmap und Iterationen
Ein zentrales Ergebnis der Scoping-Phase ist eine praxisorientierte Implementierungs-Roadmap. Diese umfasst klar definierte Projektziele, einen Zeitplan und die organisatorischen Implikationen. Die Erfahrung zeigt, dass die Unterteilung des Projekts in mehrere Iterationen mit klar definierten Zielen zu Business Quick Wins und zum erfolgreichen Abschluss des Projekts führt. Die relevantesten Anforderungen und Kernfunktionen werden identifiziert und in Iterationen implementiert.

Das übergeordnete Ziel ist es, dem Projektkunden und den Benutzern so früh wie möglich kontinuierlichen Nutzen zu bieten. Quick Wins werden erzielt, indem zunächst die Funktionen implementiert werden, die den grösstmöglichen Nutzen sicherstellen. In weiteren Iterationen werden mehr Funktionen hinzugefügt und die Lösung schrittweise in weitere Prozesse, Methoden, Systeme und Organisationen integriert. Gleichzeitig unterstützen ein konsequentes Projektmanagement und Projektmarketing die Roadmap-Umsetzung.

Durch Quick Wins optimierte Iterationen
Die Unterteilung von Projekten in mehrere Iterationen bietet entscheidende Vorteile:

• System mit Kernfunktionalität, das früh effizient funktioniert
• Systematischer Wissenstransfer an Benutzer und Fachbereiche durch gezieltes Training zum richtigen Zeitpunkt
• Schneller Nutzen als Grundlage und Leitlinie für das weitere Vorgehen
• Frühzeitige Integration der Geschäftsorganisation und Aufbau von Support-Services
• Optimistische Projekthaltung durch erfolgreich abgeschlossene Iterationen und erfüllte Erwartungen
• Flexibilität bei der Strukturierung der funktionalen Anforderungen und überschaubare Grundlage für das Scope Change Management
• Organisatorische Veränderungen werden schrittweise umgesetzt und mit dem Erleben von Erfolgen verbunden
• Kurze Feedback-Schleifen – «Lessons learned» können in der nächsten Iteration umgesetzt werden

Zusammenfassung
Der Nutzen eines iterativen Ansatzes ist enorm hoch. Im Kontext standardisierter und starrer Projektdurchführung kann dies eine Herausforderung sein. Wenn es jedoch frühzeitig adressiert wird, lassen sich Iterationen problemlos in die bestehende Umgebung integrieren. Durch schnelle und erfolgreiche Iterationsabschlüsse entsteht ein Erfolgserlebnis und es wird eine positive Haltung gegenüber dem Projekt gefördert.