Projekt-Scoping – Erwartungen abstimmen

Projekte scheitern oft an divergierenden, schlecht abgestimmten Erwartungen
Dutzende von Statistiken scheinen zu belegen, dass es unzählige Gründe gibt, warum Projekte scheitern. Ein Grossteil davon lässt sich jedoch auf unscharf definierte Ziele, Probleme mit der technischen Architektur und mangelnde Management-Unterstützung zurückführen. Diese Ursachen sind in den meisten Fällen auf zu optimistische oder divergierende Erwartungen der Beteiligten zurückzuführen. Sehr oft werden Projekte initiiert, ohne dass die Erwartungen und Anforderungen aller Fach- und Management-Schlüsselrollen identifiziert und dokumentiert worden sind.

Scoping: Effizienter Ansatz zur Definition des Projektinhalts
Genau hier setzt das Scoping an. Dieser Ansatz ist äusserst hilfreich bei der Beschreibung der funktionalen Anforderungen, der Definition des Projektinhalts und eines angemessenen Vorgehens sowie bei der Gestaltung der technischen Architektur. Die Scoping-Phase zielt darauf ab, den relevanten Kontext, die Ideen, Anforderungen und Voraussetzungen aller Projektbeteiligten strukturiert zu erfassen, eine Einigung über den Projektumfang zu erzielen und die Projektleitlinien festzulegen. Die Festlegung einer Prioritätenreihenfolge und eine klare Struktur machen die geforderten Objekte transparent, klar definiert und synchronisieren die Erwartungen aller Beteiligten. Die Erfahrung zeigt, dass abgestimmte Erwartungen einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für den Projekterfolg sind.

Scoping-Phase in der Praxis
Zur Erreichung dieser Ziele sind mehrere Schritte notwendig, die grösstenteils in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden durchgeführt werden müssen:

• Gemeinsames Ziel definieren und relevante Personen für Workshops und Interviews auswählen
• Projektteammitglieder informieren oder schulen, um eine gemeinsame Basis zu schaffen
• Geschäftliche und funktionale Anforderungen, Bedürfnisse und Ideen in Workshops und Interviews aufnehmen
• Technische Anforderungen und Herausforderungen, die Systemlandschaft und notwendige Integrationen verstehen
• Priorisierung im Hinblick auf Quick Wins und hohe Rentabilität
• Gemeinsames Verständnis herstellen und Punkte identifizieren, an denen das Projekt Schwung aufnimmt
• Detaillierte Implementierungs-Roadmap ausarbeiten, inklusive Zeit- und Organisationsplanung, aufgeteilt in durch Quick Wins optimierte Iterationen
• Ergebnisse dem Management präsentieren

Implementierungs-Roadmap
Eines der bedeutendsten Ergebnisse der Scoping-Phase ist die Roadmap für die Implementierung. Die Roadmap enthält nicht nur Projektinhalt und -vorgehen, sondern auch einen Zeitplan und die Organisationsplanung und bietet eine Grundlage für das Projekt. Es empfiehlt sich, den Projektumfang zugunsten einer klar strukturierten schrittweisen Planung und um dem Projektkunden unmittelbar maximalen Nutzen zu bieten in mehrere Implementierungsiterationen aufzuteilen.

Kernerfolgsfaktor
Grundsätzlich sollte das Scoping ein fest integrierter Bestandteil der Projektmethodologie sein. Wenn z.B. keine Interviews stattfinden, ist dies ein Alarmsignal am Quality Gate. Falls notwendig, muss dieser Punkt nachgearbeitet werden – oder es wird eine klare Entscheidung getroffen, dies nicht zu tun.
Die Erfahrung zeigt, dass die Auswahl der in der Scoping-Phase beteiligten Personen von grosser Bedeutung ist. Die Schlüsselrollen können je nach Aufgabe und Kontext variieren, aber die Einbeziehung von Auftraggeber, Top-Management, Benutzern sowie inhaltlichen und technischen Experten ist unabdingbar. Sobald die Teilnehmer ausgewählt sind, sind ihre Verfügbarkeit sowie eine kompetente Terminplanung die Kernerfolgsfaktoren. Wir empfehlen auch, Interviews zu zweit zu führen, um wichtige Aspekte nicht aus den Augen zu verlieren und eine vollständige Dokumentation sicherzustellen.

Zusammenfassung
Scoping ist ein guter Weg, Projektideen zu verfeinern und Lösungsansätze zu analysieren. Vorzugsweise ist die Scoping-Phase ein integraler Bestandteil des typischen Vorgehens aller Projekte. Da alle Informationen durch relevante Schlüsselrollen gesammelt werden, können die erforderlichen Daten abgerufen, in Anforderungen übersetzt und mit einem definierten Prioritätsniveau versehen werden. Daraus wird die konkrete Implementierungs-Roadmap abgeleitet. So ist die Projektidee klar definiert und der Projektumfang unter Berücksichtigung von Prozessen, Organisation, Systemen inklusive erforderlicher Systemintegrationen und anderer abhängiger Prozesse festgelegt. Alle Projektbeteiligten haben ein gemeinsames Interesse und fokussieren auf die gleichen Themen. Ihre Erwartungen sind synchronisiert. Das durch diese gemeinsame Basis gewonnene Momentum ist der bedeutendste Antrieb für alle, das Projekt zum Erfolg zu führen.

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