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beteo Miniguide: Projektportfolio-Management (PPM). Dieser kompakte Leitfaden gibt einen Überblick über die wichtigsten PPM-Konzepte und Best Practices für IT-Organisationen.

Was ist PPM?

Projektportfolio-Management ist die zentralisierte Verwaltung aller Projekte und Programme einer Organisation mit dem Ziel, die richtigen Projekte zur richtigen Zeit mit den richtigen Ressourcen im richtigen organisatorischen Umfeld umzusetzen.

Kernelemente eines PPM-Systems:

• Ideensammlung und -bewertung (Demand Management)
• Business Case und Machbarkeitsstudie
• Priorisierung und Genehmigung
• Ressourcenplanung und -allokation
• Projektcontrolling und Statusberichterstattung
• Portfolio-Optimierung und strategische Ausrichtung

PPM vs. Projektmanagement: PPM und Projektmanagement sind komplementäre, aber klar voneinander zu trennende Disziplinen. PPM entscheidet, WELCHE Projekte durchgeführt werden; Projektmanagement steuert WIE sie durchgeführt werden.

Die Suche nach den richtigen Informationen im SAP-Informationsdschungel kann sehr zeitaufwändig sein. Dieser Leitfaden soll SAP-Fachleuten helfen, im Internet schnell Antworten auf typische Fragen zu finden.

Wichtige Suchquellen für SAP-Fachleute:

• Allgemein / Nomenklatur: Wikipedia (SAP AG, SAP ERP), SAP Glossar (Deutsch/Englisch), SAP Designguild (Abkürzungen)
• Ausbildung: SAP Education Katalog, SAP TechEd Veranstaltungen, SDN eLearning
• Releases: Product Availability Matrix (PAM), Service Pack Schedule, ERP Solution Browser
• Fehlerbehebung: SAP Service Marketplace (OSS Notes / SAP Notes), SDN Foren, SAP Community
• Implementierung: Best Practice Bibliothek, Implementation Guide (IMG), ASAP Methodik

Dieser Leitfaden erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und berücksichtigt keine versionsspezifischen Informationsbedürfnisse. Er dient als pragmatischer Einstiegspunkt für die häufigsten Suchanfragen im SAP-Umfeld.

Projektportfolio und Projektportfolio-Management (PPM) sind etablierte Begriffe, die in vielen Branchen und von Software-Anbietern intensiv genutzt werden. Es gibt Standards und Software-Lösungen, die die Planung und Steuerung von Ideen, Initiativen und Projekten unterstützen. Erfüllen diese Ansätze und Tools aber wirklich die tatsächlichen Bedürfnisse von Organisationen?

Priorisierungsprozess für das Portfolio

Aufgrund begrenzter Ressourcen einer Unternehmung und besonders ihrer IT-Organisation ist in der Regel ein Portfolio-Priorisierungsprozess vorhanden. Gewichtungskriterien: strategische Ausrichtung, Kosten, quantitative und qualitative Nutzen, Risiken, benötigte Ressourcen, organisatorische Auswirkungen.

Impact-Analyse – kritischer Erfolgsfaktor für die Projektplanung

Wie plant eine IT-Organisation Ressourcen, bewertet Risiken, identifiziert Abhängigkeiten und prognostiziert den zukünftigen Aufwand? Der beste Prozess ist nutzlos, wenn die relevanten Daten nicht verfügbar sind.

Werkzeugbasierte Impact-Analyse muss in die Prozesse und das Datenmanagement der IT integriert werden. IT-Management erhält ein Werkzeug, um neue Initiativen früh detaillierter abzuschätzen, Risiken und Massnahmen präziser zu bewerten, Abhängigkeiten aufzuzeigen und Ressourcen effektiv und effizient zuzuweisen.

Fazit: Angemessene Prozesse, definierte Gewichtungskriterien und klare Verantwortlichkeiten bilden die Basis für einen erfolgreichen Portfolio-Priorisierungsprozess. Um der IT-Organisation präzise und aussagekräftige Schätzungen zu ermöglichen, müssen jedoch die notwendigen Tools für die Datenhaltung und Impact-Analysen vorhanden sein.

Ähnliche Unklarheiten wie beim Begriff „Portfolio Management“ sind beim Begriff „Project Portfolio Management“ zu beobachten. Software-Anbieter, die auf Trendwellen reiten wollen, tun ihr Bestes, um diese Unklarheit zu verstärken. Marktteilnehmer scheuen sich nicht, ihre Lösungen „Project & Portfolio Management“ (PPM) zu nennen.

Gartner verwendet in seiner neuesten Studie PPM zur Kategorisierung von Project & Portfolio Management und bündelt dabei zwei Disziplinen: PPM (Project Portfolio Management) und PM (Project Management). Dies führt dazu, dass einfache Projektmanagement-Tools mit geringer Portfolio-Funktionalität plötzlich als PPM bezeichnet werden.

Project Portfolio Management ist jedoch klar definiert: Es ist die zentralisierte Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios, die die Identifizierung, Priorisierung, Genehmigung, Verwaltung und Kontrolle von Projekten und Programmen umfasst, um spezifische strategische Geschäftsziele zu erreichen.

Fazit: Project Portfolio Management deckt im Gegensatz zur Gartner-Definition keine Implementierungsaspekte von Projekten und Programmen ab. Es ist eine eigenständige Managementdisziplin, die klar von der Projektdurchführung zu trennen ist.

Das Projektportfolio einer Organisation ist die Gesamtheit aller ihrer geplanten Initiativen, aktiven Projekte und Programme. Spätestens mit der Genehmigung eines Projekts oder Programms tritt es in das Projektportfolio ein. Nach seinem offiziellen Ende wird es daraus entfernt.

Was ist ein Projektportfolio?

Ein Projektportfolio wird durch mehrere Kriterien strukturiert: Budget, Dauer, Themenbereich, verantwortliche Abteilung. Schlüsselkennzahlen sind oft der strategische Beitrag des Projekts, das geschätzte Risiko, Projektressourcen und finanzielle Kennzahlen wie Kapitalwert und Return on Investment.

HP PPM erfüllt durch seine Module für Projektportfolio und Demand Management all diese Anforderungen und bietet darüber hinaus noch wesentlich mehr Funktionalität.

Fazit: Ein Projektportfolio ist mehr als ein Trendwort. Es ist ein unverzichtbares strategisches Managementinstrument für IT-Organisationen, das – richtig eingesetzt – die Ausrichtung aller Projekte auf die Unternehmensziele sicherstellt.

Dieser Artikel zeigt, wie Application Lifecycle Management für grosse SAP-Installationen implementiert werden kann – basierend auf HP Business Technology Optimization (BTO) Software.

Komplexe SAP-Systemlandschaft

Grosse SAP Business Suites können ausserordentlich komplex sein, mit verschiedenen Systemlandschaften, die aus Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und Produktionssystemen bestehen. Geschäftsprozesse laufen durch verschiedene ABAP-Systeme wie SAP CRM, SAP ERP und SAP BW.

SAP Application Lifecycle Management mit HP-Produkten

Eine Lifecycle-Management-Umgebung für grosse SAP-Umgebungen, basierend auf HPs Software-Produkten, integriert:

• HP Quality Center: Proaktive Qualitätssicherung – testbezogene Daten werden zum richtigen Zeitpunkt gesammelt, geändert und validiert
• HP BAC (Business Availability Center): Mehrdimensionale Impact-Analysen auf Business-Service-Ebene in allen Entwicklungs- und Testphasen
• SAP Solution Manager: Sicherstellung, dass geeignete Objekte in die SAP-Systemlandschaften transportiert werden
• HP PPM: Digitalisierung, Integration und Automatisierung der Prozesse – Kommunikation mit sämtlicher im Entwicklungszyklus eingesetzter Software

Fazit: Zumindest im Kontext einer SAP-Umgebung halten die Versprechen des HP BTO Marketings in sehr realistischer Weise stand. HP BTO ermöglicht den pragmatischen Aufbau und erfolgreichen Betrieb eines Application Lifecycle Management.

Enterprise Resource Planning für die Informationstechnologie (ERP for IT, ERP4IT) beschreibt die Automatisierung der Informationstechnologie (IT). ERP4IT konzentriert sich auf die automatisierte IT selbst und nicht auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch IT.

IT-Organisationen definieren langfristige Strategien, integrieren sie in ihre Geschäftsmodelle und bieten der Unternehmung angemessene IT-Services an. Integrierte Systeme, die ein lebenszyklusorientiertes IT-Management unterstützen, bilden ein ERP4IT.

In Analogie zu etablierten ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), die den Einsatz kritischer Ressourcen verwalten, zielt ERP4IT auf eine prozessorientierte Lösung ab. Im Gegensatz zur klassischen ERP-Software (Geld, Produktivkapital, Menschen, Lagerbestand oder Informationen) rückt beim neuen Konzept ERP4IT die Information der IT in den Vordergrund. ERP4IT zielt daher auf die Verwaltung komplexer Datenstrukturen innerhalb von Datenbanken und deren Bereitstellung in aggregierter Form für verschiedene Stakeholder.

Aufgrund eines grossen Bedarfs, aber fehlender Standards und Anwendungen wird der Ruf nach einer ERP4IT-Lösung lauter. Dementsprechend hat ERP4IT seinen Weg in die Wikipedia gefunden.

Inkonsistente Customizing-Einstellungen – ein typisches Problem dezentraler SAP-Systeme

Grosse SAP-Installationen mit mehreren dezentralen Systemlandschaften haben Schwierigkeiten, SAP-Customizing-Einstellungen unternehmensübergreifend konsistent zu halten. Konventionelle Ansätze wie das SAP Template Customizing führen unweigerlich zu Inkonsistenzen. Ein konsistentes System zu erhalten erfordert enormen Aufwand.

Konventioneller SAP Unternehmens-Template-Rollout

In den meisten SAP-Installationen stellt das zentrale Customizing die Integrität der SAP-Gesamtunternehmensstruktur sicher. Es wird auf einem zentralen SAP-Template-Customizing-Mandanten aufgebaut und gepflegt. Von dort wird es in verschiedene dezentrale Customizing-Entwicklungssysteme transportiert.

SAP-Unternehmens-Templates, die auf diese Weise transportiert werden, werden auf den dezentralen Customizing-Mandanten aktiviert. Lokal durch weitere Customizing-Templates angereichert, werden sie schliesslich durch das Transportmanagementsystem (TMS oder CTS) in dezentrale Systemlandschaften transportiert.

Es liegt auf der Hand, dass bei einem solchen Verfahren dezentrale Customizing-Änderungen das Risiko eingehen, auf Customizing angewendet zu werden, das im zentral verwalteten Unternehmens-Template konfiguriert wurde. Die Folge ist eine Inkonsistenz zwischen dem zentralen und dezentralen Template.

SAP Unternehmens-Template-Schutz mit SAP Solution Manager

Es ist nicht allgemein bekannt, dass das obige Inkonsistenzproblem mit Systemunterstützung von SAP behoben werden kann. Der SAP Solution Manager kann für diesen Zweck eingesetzt werden. Richtig konfiguriert kann er verhindern, dass Entwickler zentrale Template-Anpassungen überschreiben, wenn sie lokale dezentrale Systemlandschaften modifizieren – eine sehr effektive automatisierte Qualitätssicherungsmassnahme.

Fazit: Diese Qualitätssicherungsmassnahme für den Rollout von SAP-Unternehmens-Templates kann selbst nach mehrfachen zentralen und dezentralen Modifikationen und Rollouts eingeführt werden.